Pianificazione e sviluppo dei progetti

 

Il progetto

 

Un progetto consiste in un impresa complessa, unica e di durata determinata con un obiettivo ben determinato, che consuma risorse di vario genere, con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità. Un progetto è complesso. La complessità deriva dal fatto che ci sono vari settori e risorse che collaborano per il progetto. Il progetto è unico perché anche se avesse lo stesso obiettivo di un progetto precedente, potrebbero essere diverse le persone che collaborano ed inoltre sono diverse le condizioni al contorno (lo scenario economico e finanziario, l'esperienza maturata ). L'obiettivo di un progetto deve essere chiaro e predefinito: il prodotto finale deve essere descritto in maniera completa e dettagliata. Devono essere chiari anche gli obiettivi di qualità richiesti che devono rimanere per tutta la durata del progetto.

 

Le risorse utilizzate in un progetto sono varie e devono essere determinate in termini di costi e tempi. Le risorse sono denaro, Personale e attrezzature. Ogni progetto è soggetto ai vincoli che sono costi, tempi e qualità.

 

Il Project Manager e Project Management

 

Il Project Management è una tecnica gestionale Che comprende competenze, conoscenze, capacità professionali, tecniche e strumenti con il fine di gestire il progetto in maniera realistica ed efficacie. Il project management è uno strumento potente per superare le criticità perchè in base alle procedure sistematiche e rigorose permette di avere sempre una visione chiara, realistica e sintetica del progetto in ogni momento, quindi in base a questa situazione puntuale è possibile intervenire tempestivamente ove sia necessario. Il Project Management ha potere predittivo perchè in base a quello che è successo in precedenza, sia in altri progetti simili, sia nelle attività svolte nel processo stesso fino a quel momento è possibile trarre utili accorgimenti e indicazioni per condurre le attività che mancano al completamento del progetto. 

 

Aspetti gestionali e aspetti tecnici

 

Gli aspetti gestionali sono gli aspetti che sono legati al PM e vengono curati per tutta la durata del progetto dal PM. Generalmente sono comuni ad ogni tipo di progetto.

Gli aspetti tecnici invece dipendono dallo specifico. Riguardano il settore di interesse e quindi dipendono dal tipo di prodotto o servizio che verrà realizzato.

 

Le fasi del Project Management 

 

• AVVIO → analisi dei requisiti, definizione obiettivi, determinazione delle scelte Che influenzeranno tutto il progetto.

 

• PROGRAMMAZIONE → Chi, Cosa, comè    

 

• PIANIFICAZIONE → QUANDO

 

• CONTROLLO → dove siamo, dove dovremmo essere, Come dobbiamo continuare, costi, tempi e qualità; misurazione → Confronto → eventuale manovra correttiva.

 

• Chiusura. 

 

La pianificazione consiste nel determinare le attività che compongono il progetto, individuare i responsabili allocare le risorse necessarie ad ogni attività.

La programmazione individua i tempi in cui le attività devono essere svolte. 

Nella fase di controllo si osserva l'andamento del progetto e lo si confronta con quanto pianificato in specifici momenti individuati all'inizio, nella fase di pianificazione. Si fa quindi una misurazione degli obiettivi e degli costi, si confronta con la previsione iniziale e successivamente si individuano eventuali manovre correttive.

 

Struttura organizzativa del progetto funzionale

 

La struttura organizzativa funzionale prevede una suddivisione delleattività in settori funzionali, l'efficienza è massima in quanto le attività sono di tipo ripetitivo e specializzate e svolte da personale altamente specializzato.

 

Struttura organizzativa del progetto divisionale

 

La struttura organizzativa divisionale si ottiene inglobando funzioni diverse in più divisioni. Può essere fatta in base ad aree geografiche, a prodotti o servizi offerti. L'autonomia di queste divisioni è marcata e quindi presenta una maggiore efficacia.

 

 

WBS, OBS, RAM e CBS

 

WBS (Work breakdown structure, Struttura di composizione del lavoro): definisce le attività che compongono il progetto (WP Work Package). Ogni attività viene ulteriormente scomposta finché il livello di dettaglio non sia sufficiente, i risultati non siano misurabili e le responsabilità non siano univoche. I WP Sono delle attività talmente piccole da poter effettuare delle stima accurate sana durata e sui costi. Vengono codificati con dei codici che identificano il livello della gerarchia. 

 

OBS (Organizational Breakdown Structure): identifica la struttura organizzativa relativa al progetto. Definisce CHI opera ed è responsabile.

La formalizzazione dell'assegnazione delle responsabilità consiste in un documento che farà firmare dalla persona che diventerà Responsabile di quel WP (Work Package o attività) dove ci sono descritti gli obiettivi dell'attività, i requisiti, i costi, i tempi ecc .... come se fosse un contratto. La figura che è responsabile di questa attività è il Project Manager.

 

RAM (Responsability Assignment Matrix): è l'incrocio tra WBS e OBS, determina chi fa cosa. 

 

RBS (Requirament Breakdown Structure): una WBS che riporta la stima delle risorse.

 

Le risorse può essere:

 

• A CONSUMO: cioè vengono impiegate nel prodotto / servizio e non possono essere riutilizzate es. corrente-semilavorati, materiali ecc ....

• Ad IMPIEGO: risorse che possono essere utilizzate per un certo periodo da un'attività del progetto e poi vengono rilasciate. 

 

Quantificare le risorse non è sempre semplice perché alcuni OUTPUT produttivi non sono misurabili, quindi occorre trovare modi alternativi di valutazione ed in particolare osservando le esperienze maturate.

CBS (Cost breakdown structure): Aiuta a definire i costi del progetto, anch'essa tramite una struttura ad albero.

 

Il procedimento per calcolare i costi è:

 

si partono dai costi deIle risorse 

• ad impiego: costo della risorsa per unità di tempo * tempo utilizzato.

• a consumo: quantità della risorsa * costo unitario.

• Sommandole tutte si trova il costo delle risorse di un'attività .

• Si somma il contributo del costo fisso (non dipende dal numero delle risorse utilizzate) e si trova il costo di un'attività

• Si sommano tutti i costi delle attività e si trova il costo diretto.

• Infine si somma il contributo del costo indiretto (costi della sede, servizi logistici e amministrativi) e si trova il costo totale.

 

Costo totale = Costo diretto + Costo indiretto

Costo diretto = Costo attività

Costo attività = Costo Fisso + Costo Risorse

Costo Risorse = Costo risorse ad impiego + Costo risorse a consumo

 

Il costo delle risorse dipende da esse e dalla loro quantità o tempo utilizzate. Il costo fisso non dipende dalle risorse impegnate (per esempio un prodotto chiavi in mano).

Il costo diretto è dato da tutte le attività inerenti il progetto, quindi associabili esclusivamente ad esso. Il costo indiretto non è collegato direttamente al progetto: per esempio sono costi di amministrazione e logistici, costi della sede.